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PDF/A

PDFAPDF/A è uno standard internazionale (ISO19005), derivato da PDF, appositamente pensato per l'archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Esso garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi software diversi.

Per questo motivo esso si presta molto bene alla conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni, tanto che è stato introdotto per legge (DPCM 10 dicembre 2008 – "Specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile (XBRL) per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e di altri atti al registro delle imprese", pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 31 dicembre 2008) per tutti gli atti da depositare al Registro delle Imprese, a partire dal 15 gennaio 2009.

A questo proposito si è ritenuto utile pubblicare una guida per la creazione di documenti in formato PDF/A.

Come gestire allegati voluminosi in una pratica telematica

ll numero massimo di allegati per pratica è di  40,  ogni allegato non deve essere più grande di 10 megabyte (con il limite di 1 megabyte per ogni pagina).

Suggerimenti:

Documenti diversi possono essere accorpati in unico file che non supero i 10 MB ciò al fine di non superare il numero totale di 40 file.

Nel caso si abbiano file pdf derivanti da scansione che debbono essere trasformati in formato pdf/a-1 si consiglia di usare OpenOffice versione 3.4.1, scaricabile gratuitamente (http://www.openoffice.org/download/other-341.html)

Con detto software è possibile ottenere un documento PDF/A-1 a partire da un documento PDF normale (derivante ad es. dalla scansione di un documento cartaceo di più pagine).

E' però necessario installare un componente aggiuntivo che permetta ad Open Office di aprire i file PDF. Tale componente (pdfimport) è scaricabile gratuitamente dal sito  openoffice.org al seguente indirizzo: http://extensions.services.openoffice.org/project/pdfimport.

Se OpenOffice è già installato nel sistema, per installare pdfimport è sufficiente fare doppio click sul file scaricato.

Una volta installato pdfimport sarà possibile aprire documenti PDF con l'applicazione OpenOffice.org Draw.

A questo punto, se il file da convertire è un documento già in formato PDF oppure è un documento derivante da un programma di fotoritocco o di scansione immagini (e dunque con estensione .tiff o .jpg o altri), si dovrà utilizzare la funzione "esporta in formato pdf/a-1".

Questo sistema di conversione consente di avere file in pdf/a-1 che sono solo poco più pesanti rispetto al file da cui sono tratti. Altri programmi di conversione aumento notevolemnte il peso del file.

Se nonostante si siano seguite le indicazioni di cui sopra gli allegati non rientrino nelle limitazioni dette, sarà necessario predisporre due pratiche da inviare lo stesso giorno.

La prima nel quadro note conterrà la precisazione che gli allegati sono incompleti e che quelli mancanti saranno inviati con una seconda pratica.

La seconda sarà esente da bolli e diritti a condizione che nel quadro note si segnali che è inviata a seguito e completamento della precedente per problemi di dimensione degli allegati.

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